Nghiệp vụ thư viện

Quản lý tri thức và vai trò của thư viện

Sự phát triển của quản lý tri thức trong những năm gần đây đã trở thành mối quan tâm chính cho các thư viện và người làm thư viện. Bài viết xem xét sự phát triển của quản lý tri thức và so sánh sự khác biệt giữa thông tin và tri thức cũng như giữa quản lý thông tin và quản lý tri thức; Vai trò của thư viện, người làm thư viện trong quản lý tri thức. Từ đó tác giả đưa ra những nhận định về việc quản lý tri thức trong thời đại kỹ thuật số, thời đại kiến thức đối với các thư viện hiện nay.


1. Giới thiệu

          Khái niệm "quản lý tri thức" đã được xuất hiện và phổ biến trong thế giới kinh doanh ở những năm cuối của thế kỷ XX. Đó là thời gian mà các nhà kinh doanh nhận thức được tầm quan trọng của tri thức trong nền "kinh tế toàn cầu", "thời đại kinh tế tri thức". Trong nền kinh tế tri thức mới, việc sở hữu tri thức liên quan cùng với chiến lược đổi mới không ngừng sẽ cho phép các doanh nghiệp đạt được những lợi thế nhất định với đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, việc ứng dụng quản lý tri thức hiện nay đã lan rộng đến các tổ chức khác, bao gồm cả cơ quan chính phủ, các cơ quan nghiên cứu và phát triển, các trường đại học...

          Việc quản lý các thông tin từ lâu đã được xem là một lĩnh vực của hoạt động thư viện. Người làm thư viện được đào tạo để trở thành các chuyên gia trong việc tìm kiếm thông tin, lựa chọn, bổ sung, tổ chức, bảo quản, đóng gói, phổ biến và phục vụ người dùng tin. Tuy nhiên, hiện nay các chuyên gia công nghệ thông tin cũng đã coi quản lý thông tin như nhiệm vụ của mình vì những tiến bộ gần đây trong công nghệ thông tin đã phần nào củng cố được các hệ thống quản lý thông tin. Một trong những bằng chứng rõ nhất là hiện nay các vị trí của nhân viên quản lý thông tin trong nhiều tổ chức thường được giao cho các kỹ sư công nghệ thông tin mà không phải là người làm thư viện.

          Chính sự quan tâm ngày càng tăng trong quản lý tri thức, nhiều vấn đề đã được đặt ra trong suy nghĩ của người làm thư viện như: sự khác biệt giữa thông tin và tri thức; giữa quản lý thông tin với quản lý tri thức; người chịu trách nhiệm về thông tin và quản lý tri thức; và những gì mà thư viện có thể làm trong việc tổ chức thực hiện quản lý tri thức...

2. Khái quát về tri thức, quản lý tri thức

2.1. Tri thức

          Để hiểu rõ khái niệm tri thức, cần phân biệt tri thức với các khái niệm tương đồng khác gồm: dữ liệu, thông tin.

- Dữ liệu là những con số hoặc dữ kiện thuần túy, rời rạc mà có khả năng quan sát hoặc đo đếm được. Dữ liệu được thể hiện ra ngoài bằng cách mã hóa và dễ truyền tải. Dữ liệu được chuyển thành công bằng cách thêm giá trị thông qua ngữ cảnh, phân loại, tính toán, hiệu chỉnh và đánh giá.

- Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã được tổ chức lại và diễn giải đặt trong bối cảnh và nhằm mục đích cụ thể. Cùng với sjw phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo:

+ Theo quan niệm thông thường: "Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp".

+ Theo quan niệm triết học: "Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh; rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan con người".

+ Theo quan điểm của lý thuyết thông tin (Infor-mation Theory): "Thông tin là sự loại trừ bất định của hiện thực tự nhiên".

+ Trong hoạt động thông tin - tư liệu: Thông tin là những dữ liệu, tin tức được xem xét trong quá trình tồn tại và hoạt động theo không gian và thời gian (TCVN 5453:1991); Thông tin là thông điệp nói chung được dùng để trình bày thông tin trong một quá trình truyền thông để tăng kiến thức (TCVN 10274:2013).

          Như vậy có nhiều quan điểm khác nhau, nhưng về cơ bản thông tin là tin tức, số liệu, dữ liệu, khái niệm, tri thức, là những gì đưa đến sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng của tự nhiên. Thông tin là những thông điệp thường được thể hiện thoe dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy được hoặc không thấy được... nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về vấn đề cụ thể và gây ảnh hưởng đến sự đánh giá và hành vi của người nhận. Do thông tin là những dữ liệu được tổ chức lại và một mục đích nào đó, vì vậy nó sẽ giảm bớt sự không chắc chắn. Đó cũng chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu. Tương tự như dữ liệu, thông tin cũng được mã hóa và tương đối dễ dàng truyền tải.

- Tri thức là việc sử dụng tối đa thông tin và dữ liệu kết hợp với tiềm năng con người về kỹ thuật, trình độ, ý tưởng, mức độ cam kết và động cơ làm việc. Tri thức thường thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết hợp với kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định. Để truyền tải đòi hỏi sự học tập của người tiếp nhận tri thức. Nhưng quá trình xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những "đầu ra" khác nhau. Có nghĩa là cùng một thông tin như vậy, nhưng với mỗi cá nhân tri thức mà từng người nhận được sẽ khác nhau. Thông tin là những dữ liệu được cấu trúc hóa thể hiện ra ngoài và ai cũng có thể tiếp cận. Nhưng tri thức thiên về những thông tin được cấu trúc hóa và cá nhân hóa nằm trong mỗi con người cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn và sự thể hiện ra ngoài không phải lúc nào cũng chính xác.

          Tri thức là những dữ liệu, thông tin được cấu trúc hóa, kiểm nghiệm và sử dụng được vào một mục đích cụ thể tạo ra giá trị. Chúng ta có thể chia ra làm 2 loại tri thức: Tri thức hiện hữu, tường mình (Explicit knowledge) và tri thức ẩn, nội tại (Tacit knowledge).

+ Tri thức hiện hữu: tường minh: Đây là những tri thức có tính khách quan, được thể hiện dưới dạng dữ liệu, văn bản, ngôn ngữ: dễ dàng được thể hiện, nắm bắt, lưu trữ và tái sử dụng thông qua các cơ sở dữ liệu, sách, văn bản tài liệu hướng dẫn và các giấy tờ chuyền tải trong những ngôn ngữ. Ví dụ như: các tri thức về chuyên môn được trình bày trong giáo trình, sách, báo, tạp chí...

+ Tri thức ẩn, nội tại: Có tính chủ quan, duy ý chí, dựa trên nhận thức, kinh nghiệm mà không thể hiện thông qua từ ngữ, lời nói, công thức và gắn liền với những bối cảnh nhất định, vận hành trong bộ não con người. Tri thức ẩn có thể bao gồm các kỹ năng nhận thức như niềm tin, hình ảnh, cảm nhận và tư duy, cũng như các kỹ năng kỹ thuật như sự thuần thục và bí quyết.

2.2. Quản lý thông tin

          Quản lý thông tin liên quan đến một chu kỳ hoạt động của một tổ chức: từ việc thu thập thông tin từ một hoặc nhiều nguồn tin, đến việc giám sát và phân phối thông tin đó cho những người dùng tin. Chu kỳ này có sự tham gia của tổ chức với các thông tin liên quan đến một loạt các bên liên quan: như những người có trách nhiệm đảm bảo chất lượng, khả năng tiếp cận và tiện ích của thông tin có được; những người có trách nhiệm lưu trữ, xử lý và những người cần thông tin cho việc ra quyết định. Các bên liên quan có thể có quyền truy cập, thay đổi, phân phối hoặc xóa bỏ thông tin theo các chính sách quản lý thông tin của tổ chức.

          Quản lý thông tin bao trùm tất cả cá khái niệm chung của quản lý, bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, cơ cấu, xử lý, kiểm soát, đánh giá và báo cáo các hoạt động thông tin. Tất cả trong số đó đều cần thiết để đáp ứng các nhu cầu của những người có vai trò của tổ chức và các chức năng phụ thuộc vào thông tin.

          Với những điều này, có thể nói rằng trọng tâm của quản lý thông tin là khả năng của tổ chức để nắm bắt, quản lý, bảo quản, lưu trữ và cung cấp những thông tin chính xác đến đúng người dùng tin vào đúng thời điểm.

2.3. Quản lý tri thức

          So với quản lý thông tin thì quản lý tri thức là một khái niệm mới và đang có nhiều tranh luận. Có rất nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau tùy theo cách nhìn và phương thức của mỗi cá nhân hay tổ chức. Không có một định nghĩa hay một cách tiếp cận thống nhất về quản lý tri thức nào, nhưng lại có những nội dung có thể bao quát toàn bộ; Quản lý tri thức bao gồm con người, cách thức, quá trình, các hoạt động, công nghệ và một môi trường rộng lớn thúc đẩy việc định dang, sáng tạo, giao tiếp hay chia sẻ và sử dụng các tri thức cá nhân, cũng như tri thức để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó đòi hỏi sự kết hợp giữa nhận thức kinh doanh, thái độ và thực tiễn sáng tạo, những hệ thống, chính sách và thủ tục được tạo ra để giải phóng sức mạnh của thông tin và ý tưởng.

3. Thư viện với vấn đề quản lý tri thức

          Trong nền kinh tế tri thức mới và thời đại số, các loại hình thư viện cũng đang trải qua những thay đổi mạnh mẽ. Vai trò mới của thư viện trong thời kỳ này là phải trở thành một môi trường học tập và trung tâm kiến thức cho người dùng tin, cũng như phổ biến kiến thức cho đối tượng người dùng tin ở bất kỳ đâu. Là một tổ chức học tập, thư viện phải cung cấp các hoạt động đứng đầu trong việc quản lý tri thức. Không giống như những tổ chức kinh doanh khi lấy mục tiêu của quản lý tri thức là tạo ra lợi thế cạnh tranh, thì đối với các loại hình thư viện mục tiêu của quản lý tri thức là nhằm mở rộng khả năng tiếp cận kiến thức cho người dùng tin.

          Dưới đây là những biện pháp cụ thể để cải thiện việc quản lý tri thức trong tất cả các dịch vụ của thư viện:

3.1. Quản lý nguồn tài nguyên tri thức

          Do sự tăng trưởng theo cấp số nhân trong kiến thức của con người ở một loạt các định dạng khác nhau, vì vậy thư viện cần phải phát triển các chiến lược truy cập và chia sẻ tài nguyên. Không chỉ từ nguồn tài nguyên in ấn, nguồn điện tử mà cà nguồn tài nguyên kỹ thuật số trong sự phối hợp hoạt động, nhiệm vụ và trách nhiệm của các thư viện. Hiện nay, với việc bị giới hạn và hạn chế về kinh phí, công nghệ, nguồn nhân lực, không gian, nên các thư viện phải cẩn thận phân tích các nhu cầu người dùng tin, từ đó tìm cách xây dựng các kế hoạch hợp tác để đáp ứng nhu cầu của họ. Thư viện hiện nay phải thay đổi khái niệm từ "sở hữu" tài liệ đến "truy cập" thông tin chính là mục tiêu hợp lý của chiến lược phát triển nguồn tài nguyên.

          Quản lý nguồn tài nguyên tri thức được các thư viện cụ thể hóa bằng việc xây dựng một mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC) với nguồn lực bên trong và cả bên ngoài thư viện, ở định dạng in ấn và các định dạng khác của nguồn tài nguyên tri thức cần được duy trì và tiếp tục phát triển. Các trang web hữu ích và các nguồn tài nguyên tri thức cần được thường xuyên tìm kiếm và lựa chọn từ Internet, bao gồm trong đó là các liên kết truy cập OPAC.

          Bên cạnh đó, một hệ thống cho việc rà soát và cập nhật các nguồn lực tri thức cần được thực hiện. Các phương pháp truyền thống của biên mục và phân loại trước đây chỉ mới đủ để xử lý một số lượng có hạn của sách, tạp chí và các định dạng tài liệu khác nhau được lưu giữ trong thư viện, nhưng lại không có khả năng đối phó với một số lượng vô hạn của thông tin trong thế giới kỹ thuật số ở các cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu và đặc biệt ở trên Internet. Vì vậy, hiện nay các thư viện đã sử dụng các phương pháp mới như: khai thác văn bản; khai thác dữ liệu; quản lý nội dung toàn văn; xây dựng các công cụ tìm kiếm (kể cả tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên, phân tích ngôn ngữ, mạng ngữ nghĩa...) và đặc biệt phát triển các kỹ thuật đa phương tiện là một phần của sự phát triển trong hệ thống quản lý tri thức.

3.2. Chia sẻ và kết nối nguồn tài nguyên

          Các thư viện đã có truyền thống từ lâu trong việc chia sẻ nguồn lực và kết nối mạng tài nguyên. Nhưng điều này đã được mở rộng đáng kể bởi sự phát triển nhanh chóng của máy tính, mạng viễn thông và các cộng nghệ kỹ thuật kể từ năm 1960 đến nay. Ở Mỹ việc này đã rất phổ biến cho các thư viện là thành viên của một số tập đoàn lớn, cùng một lúc có thể kết hợp và chia sẻ tài nguyên với nhiều loại hình thư viện khác nhau. Điển hình là Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến (Online Computer Library Center - OCLC), đây là một tổ chức hợp tác phi lợi nhuận, cung cấp dịch vụ thư viện và nghiên cứu dùng máy tính dành riêng cho các mục đích công cộng với việc đẩy mạnh tiếp cận thông tin. trên toàn thế giới và giảm chi phí tông tin. Hiện nay có hơn 27.000 thư viện tại 86 quốc gia và lãnh thổ sử dụng các dịch vụ của OCLC, với việc tham gia làm hội viên của OCLC các thư viện sẽ có nhwgnx thuận lợi như:

- Các thư viện sẽ được tiếp cận với bộ dữ liệu khổng lồ từ các bộ sưu tập của các thư viện thành viên khác.

- Thuận tiện cho việc giới thiệu bộ sưu tập của thư viện tới người dùng tin khắp thế giới qua việc chia sẻ biểu ghi thư mục.

- Nếu phát triển dịch vụ mượn liên thư viện, thì các thư viện vừa thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin, vừa tăng cường sự hợp tác giữa các thư viện thành viên trên toàn thế giới...

          Như vậy, sự thành công của mô hình chia sẻ và kết nối nguồn tài nguyên là kết quả của sự hợp tác và tham gia đầy đủ của tất cả các thư viện thành viên. Trong đó, các thư viện lớn phải đi đầu trong mọi nỗ lực như: Hỗ trợ trong các chính sách và các nguồn tài trợ từ các tổ chức chính phủ. Thực tế cho thấy tất cả các thư viện, bất kể ở quy mô và thế mạnh nào đều được hưởng lợi rất lớn từ sự hợp tác và chia sẻ nguồn tài nguyên giữa các thư viện với nhau.

3.3. Phát triển công nghệ thông tin

          Công nghệ thông tin đóng vai trò hỗ trợ, làm cho việc chia sẻ, lưu giữ, cập nhật và sử dụng trí thức được thực hiện dễ dàng hơn. Hơn nữa, tri thức được kiến tạo liên tục làm cho lượng tri thức của thư viện ngày càng trở nên khổng lồ. Để đối phó với vấn đề đó chỉ có công nghệ thông tin mới cho phép lưu giữ, phân loại, cập nhật, chia sẻ, sử dụng và phát triển một cách kịp thời và ổn định. Vì vậy, các thư viện cần phải sử dụng sức mạnh của công nghệ thông tin bằng cách nhấn mạnh vào vai trò xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tri thức trong các dịch vụ công cộng của thư viện.

          Các thư viện phải tiếp tục sử dụng các tính năng mới nhất của viễn thông, trong đó cần tích hợp tri thức ở cả dạng thức âm thanh, văn bản, dữ liệu và hình ảnh. Bước đầu,các trạm máy tính cần được giới thiệu như là dịch vụ tiêu chuẩn, một nguồn lực công cộng, được tối ưu hóa cho việc xử lý các loại dữ liệu văn bản, chức năng e-mail, các nhóm tin điện tử, CD-ROM và truy cập internet trên toàn thế giới. Sau đó, thư viện công cộng sẽ phải trở thành một trung tâm học tập - nơi mà nhiều đối tượng khác nhau có thể sử dụng. Hiện nay, người ta có thể dễ dàng hình dung khu vực đọc sách, báo được đặc trưng bởi các giá kệ trước đây sẽ được thay thế bằng các thiết bị đầu cuối của máy tính. Ở một mức độ thấp hơn, đối với một số tạp chí khoa học truyền thống hiện nay đã được đăng ký trên một cơ sở dữ liệu theo các hình thức điện tử. Sử dụng các chương trình phần mềm, hoặc những bài báo, tạp chí có giá trị hiện nay sẽ được tải về và lưu trữ trên các đĩa dữ liệu theo yêu cầu.

          Vì vậy, việc chuyển đổi trọng tâm của thư viện chính là ở nhu cầu dịch vụ đi từ các bộ sưu tập được lưu trữ trên giá kệ truyền thống theo thời gian phải được thay đổi thành các cơ sở dữ liệu được lưu giữ trên các phần mềm hiện đại.

3.4. Dịch vụ người dùng tin

          Mục tiêu cao nhất của quản lý tri thức là cung cấp cho người dùng tin các dịch vụ chất lượng để cải thiện thông tin, sử dụng và sáng tạo tri thức. Các dịch vụ này cần phù hợp với lợi ích và nhu cầu của mỗi người dùng tin. Thông tin về mỗi người dùng tin có thể thu thập được bằng cách phân tích dữ liệu từ các hồ sơ đăng ký sử dụng thư viện, sổ lưu thông, mượn liên thư viện, khảo sát bằng bảng hỏi, các câu hỏi thường gặp trong dịch vụ tham khảo, thói quen và nhu cầu sử dụng các tạp chí điện tử và tài nguyên số... Sự hài lòng và nhu cầu của người dùng tin cần được thu thập thông qua các cuộc điều tra định kỳ. Những phát hiện này nên được sử dụng cho việc lập kế hoạch và thiết kế tại các dịch vụ thư viện, điều này rất quan trọng nhưng vẫn phải đảm bảo sự riêng tư của người dùng tin.

          Một số dịch vụ thủ công như "công bố xuất bản phẩm", "phổ biến thông tin có chọn lọc" mà thư viện đã cung cấp, có thể được thực hiện tự động bằng cách sử dụng các ứng dụng công nghệ với hiệu quả cao và tiện lợi. Mỗi người dùng tin thư viện hiện nay cũng có thể tự thiết lập cho mình một thư viện ảo thông qua việc kích hoạt ứng dụng MyLibrary trên các hệ điều hành Android, IOS của các Smartphone, với ứng dụng này người dùng tin có thể thu thập, tổ chức nguồn tài nguyên, đồng thời có thể chủ động cập nhật những nguồn lực mới được cung cấp bởi các thư viện.

3.5. Quản lý nguồn nhân lực

          Một số lượng lớn kiến thức chuyên môn được sở hữu bởi người làm thư viện và người dùng tin trong và ngoài thư viện. Trong các trường đại học và cộng đồng nghiên cứu khoa học thì tri thức phải được kiểm kê, lập chỉ mục và được cập nhật thường xuyên; việc thực hiện tìm kiếm, truy cập thông qua các cơ sở dữ liệu điện tử cần được các thư viện tiếp tục tạo ra và duy trì. Những kiến thức và kinh nghiệm được người làm thư viện tích lũy qua thời gian sẽ hình thành nên một khối lượng tài sản trí tuệ của thư viện cũng cần phải được quan tâm và chia sẻ. Những kiến thức, kinh nghiệm của người làm thư viện có thể được chia sẻ ngầm thông qua các văn bản, trong các cuộc hội thảo, tư vấn...cũng nên được công nhận và khen thưởng một cách thích hợp nhất. Là một tổ chức giáo dục, thư viện cần bố trí nguồn kinh phí hàng năm để cung cấp cho việc giáo dục và đào tạo thường xuyên cho tất cả nhân viên, làm cho kiến thức của họ được phát triển và mở rông hơn.

          Thư viện cũng nên khuyến khích việc chuyển giao kiến thức và kinh nghiệm từ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đến nhân viên mới. Một hệ thống tư vấn nên được tổ chức để hỗ trợ người làm thư viện mới học hỏi từ người làm thư viện có kinh nghiệm. Có thể tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề để người làm thư viện có thể tương tác và trao đổi kinh nghiệm, kiến thức cụ thể một cách đều đặn và thường xuyên.

4. Kết luận

          Trong môi trường kinh doanh, quản lý tri thức đã được coi là chiến lược quan trọng cho các tổ chức để đạt được một lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ, từ đó các tổ chức kinh doanh có thể bổ sung vào những giá trị cho sản phẩm của mình và đặc biệt là giành được sự hài lòng của khách hàng. Trong môi trường thư viện hiện nay cũng cần rút ra từ những kinh nghiệm từ môi trường kinh doanh. Quản lý tri thức cũng quan trọng đối với các thư viện như đối với các doanh nghiệp để khắc phục những mối lo ngại về cạnh tranh trong kỷ nguyên thông tin với sự bùng nổ của công nghệ thông tin và viễn thông.

          Đối với bất kỳ một thư viện nào, để thành công trong việc thực hiện quản lý tri thức đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo giỏi và tầm nhìn từ đơn vị quản lý, để có thể ảnh hưởng đến nỗ lực chia sẻ kiến thức của tổ chức một cách tích cực nhất. Thư viện bước vào kỷ nguyên thông tin, thời đại kinh tế tri thức, không nên ngồi yên với những kinh nghiệm từ quản lý thông tin đã sẵn có, mà thay vào đó phải trang bị kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để làm trung tâm cho sự phát triển của thư viện. Công nghệ thông tin và hệ thống có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc thực hiện quản lý tri thức. Người làm thư viện phải chủ động làm việc cùng với các chuyên gia công nghệ thông tin và những đối tượng khác để phát triển các hệ thống quản lý tri thức thích hợp.

          Hơn nữa, quản lý tri thức không bao giờ dược xem như là một cách để kiểm soát quá trình tạo ra tri thức. Những người sáng tạo tri thức tốt nhất chính là các học giả, ở trong môi trường các trường đại học. Là một tổ chức học tập và nghiên cứu, các trường đại học nên trao quyền cho các thư viện để phát triển hệ thống quản lý tri thức trong không gian rộng lớn, đây chính là thời gian để các thư viện tự định vị bản thân trở thành một trung tâm hàng đầu trong quản lý tri thức.


Nguồn: Tạp chí thư viện Việt Nam - Số 3/2016
Tác giả: Phùng Ngọc Tú - Khoa TVTT- ĐH KHXH&NV Tp. HCM
Tìm sách